Gestiune integrată: de ce contează că stocul e conectat cu restul firmei

Ce înseamnă o gestiune integrată, nu una separată

Multe firme au un program de gestiune într-o parte și un program de facturare în alta, plus un fișier separat pentru oferte și încă unul pentru comenzile la furnizori. Fiecare își face treaba, dar niciunul nu știe ce fac celelalte. Rezultatul e că aceeași informație — un produs, un preț, o cantitate — e introdusă de trei-patru ori, iar la fiecare reintroducere apare șansa unei greșeli.

O gestiune integrată pune stocul în același sistem cu facturarea, cu clienții și cu furnizorii. Când emiți o factură, stocul scade singur. Când recepționezi o comandă de la furnizor, stocul crește și costul de achiziție e înregistrat automat. Când un client cere o ofertă, vezi pe loc dacă ai marfa, iar oferta se transformă într-un click în factură, așa cum se întâmplă și într-un CRM pentru firme de servicii. Nu mai există „versiunea din Excel” și „versiunea din program”, ci o singură cifră, corectă.

Ce face concret modulul de gestiune din mefi

Modulul Gestiune stocuri din mefi acoperă fluxul complet, de la intrarea mărfii până la descărcarea ei pe o factură sau pe un bon fiscal emis din casa de marcat. Câteva funcții pe care se sprijină lucrul zilnic:

Sunt lucruri care par mărunte pe fiecare tranzacție, dar care, înmulțite cu sutele de mișcări dintr-o lună, fac diferența între un stoc în care ai încredere și unul pe care îl verifici manual înainte de fiecare comandă mare.

Unde se rupe lucrul cu o gestiune separată

Programele bune de gestiune stocuri există, iar pe piața din România sunt câteva foarte solide pentru facturare și evidența mărfii. Problema nu e calitatea lor, ci granița: se opresc la stoc și facturi. Tot ce ține de clienți, oferte, proiecte sau profitabilitate pe produs rămâne în afara lor, în alte programe sau în alte fișiere.

Consecințele apar exact la graniță:

• Dubla introducere. Oferta se face într-un loc, factura în altul, stocul în al treilea. Același produs, tastat de trei ori.
• Stocul care nu se potrivește. Când descărcarea stocului nu e legată de facturare, cele două evidențe se îndepărtează încet, până când nimeni nu mai știe care e corectă.
• Fără marjă pe produs. Dacă stocul și costurile stau separat de vânzări, nu vezi ce produs aduce profit și care stă pe raft consumând bani.
• Comenzi la furnizor în orb. Fără legătură între stoc, vânzări și furnizori, comanda de aprovizionare se face din estimări, nu din cifre.

O gestiune integrată nu rezolvă aceste probleme prin mai multe funcții de stoc, ci prin faptul că stocul nu mai e o insulă. Dacă lucrezi acum cu tabele, merită văzut mai întâi la câți clienți Excelul devine mai scump decât un sistem integrat.

Cum se leagă gestiunea de restul platformei

În mefi, modulul de gestiune nu stă singur. Se conectează cu celelalte module din zona de furnizori și costuri, dar și cu facturarea și cu rapoartele. Fiecare se activează separat, deci iei doar ce îți trebuie:

• Furnizori (8 €) și Comenzi furnizori (6 €): comenzi de aprovizionare legate de stoc și de proiect, cu istoric pe fiecare furnizor.
• Costuri (12 €): costul real al mărfii și marja pe produs, nu doar cifra de vânzări.
• Facturi (8 €) și Proforme (7 €): facturarea leagă descărcarea de stoc de documentul emis, dintr-un singur pas.
• Rapoarte: ce se vinde, ce stă pe raft și ce clienți aduc volumul, incluse fără modul suplimentar.

La asta se adaugă integrările: e-Factura direct în SPV-ul ANAF, iar pentru comerțul online, integrarea cu WooCommerce, care preia automat clienții și comenzile din magazin și generează factura la fiecare comandă. Structura completă a modulelor e explicată în ghidul complet despre CRM.

Cât costă și cum pornești o gestiune integrată

La mefi, modulul Gestiune stocuri costă 35 € pe lună, iar un modul costă la fel indiferent câți oameni îl folosesc. Peste modul se adaugă taxa de platformă, de 6 € per utilizator pe lună, toate fără TVA. Rapoartele, spațiul în cloud și modulul GDPR sunt incluse.

Configurarea e o taxă unică, de la 60 € de bază, plus o sumă pentru fiecare modul activat, în funcție de câtă asistență dedicată cere. Dacă vrei și intervalele de pe piață și un exemplu de calcul, le găsești în articolul despre cât costă un CRM în România. Pentru imaginea de ansamblu a zonei de furnizori și costuri, vezi pagina de ERP.