TVA la încasare în 2026–2027: noile plafoane și ce înseamnă pentru cash-flow

Ce este TVA la încasare și cui i se aplică

TVA la încasare este un regim special prin care exigibilitatea TVA-ului se amână până la momentul încasării facturii. În practică, pentru operațiunile cărora li se aplică sistemul, exigibilitatea TVA intervine, în principiu, la încasarea integrală sau parțială a contravalorii. Este util mai ales pentru firmele care lucrează cu clienți care plătesc la 30, 60 sau 90 de zile, pentru că nu mai plătesc TVA din propriii bani înainte să încaseze.

Există și operațiuni exceptate de la sistem, pentru care se aplică regulile generale de exigibilitate. Codul fiscal exclude, între altele, anumite operațiuni cu taxare inversă, operațiuni scutite, operațiuni supuse unor regimuri speciale și tranzacții cu persoane afiliate. De aceea, regimul nu se aplică automat tuturor facturilor emise de firmă, ci doar celor care intră în sfera sistemului.

Regimul nu este nici automat pentru toată lumea. El se aplică firmelor plătitoare de TVA care se încadrează sub plafonul legal și care optează pentru acest sistem. Eligibilitatea se verifică la intrarea în regim și se menține atât timp cât condițiile sunt îndeplinite.

Un aspect important: TVA la încasare nu înseamnă că nu mai emiți factura cu TVA. Factura se emite normal, cu TVA inclus. Diferă doar momentul la care TVA-ul devine exigibil, adică momentul la care trebuie declarat și plătit, pentru operațiunile eligibile.

Noile plafoane: 5.000.000 lei din martie 2026, 5.500.000 lei din 2027

Începând cu 1 martie 2026, plafonul pentru aplicarea sistemului TVA la încasare crește la 5.000.000 lei, iar de la 1 ianuarie 2027 va crește la 5.500.000 lei. Această majorare extinde baza de firme care pot opta pentru regim, ceea ce este relevant mai ales pentru IMM-urile care au crescut peste plafoanele anterioare și care riscau să iasă din sistem.

Pentru ianuarie și februarie 2026 au existat reguli tranzitorii raportate la vechiul plafon de 4,5 milioane lei. OUG nr. 8/2026 a prevăzut însă protecții pentru firmele care trecuseră de 4,5 milioane lei, dar rămâneau sub noul plafon.

Pentru o firmă care se apropie de plafon, este important să știe că plafonul se verifică pe baza cifrei de afaceri definite de Codul fiscal pentru acest regim, care cuprinde valoarea totală a anumitor livrări de bunuri, prestări de servicii taxabile și/sau scutite de TVA și operațiuni rezultate din activități economice pentru care locul operațiunii este în străinătate. Nu este vorba pur și simplu de suma facturilor emise. De aceea, urmărirea cifrei de afaceri în timp real rămâne o bună practică de management, iar verificarea exactă a încadrării se face împreună cu contabilul.

Ce înseamnă pentru cash-flow-ul firmei

Diferența dintre a plăti TVA-ul la emiterea facturii și a-l plăti la încasare este semnificativă pentru o firmă cu marjă redusă și clienți care plătesc târziu.

Să luăm un exemplu simplu. O firmă emite o factură de 100.000 lei plus TVA 21%, adică 121.000 lei total. În regimul normal de TVA, firma poate ajunge să datoreze TVA înainte să fi încasat efectiv factura de la client, pentru că exigibilitatea intervine, de regulă, la momentul prevăzut de regulile generale privind faptul generator. În sistemul TVA la încasare, pentru operațiunile eligibile, exigibilitatea se amână până la încasarea integrală sau parțială. Dacă clientul plătește la 60 de zile, firma are un interval de 60 de zile în care TVA-ul de 21.000 lei nu devine exigibil.

Pentru o firmă care emite 10 facturi similare pe lună, diferența se acumulează. Nu este o economie de impozit, pentru că TVA-ul se plătește în final. Este o economie de cash-flow, adică bani care rămân în firmă pentru o perioadă mai lungă.

Există și partea mai puțin plăcută: pentru firma care aplică sistemul TVA la încasare, dreptul de deducere a TVA aferente achizițiilor este, în principiu, amânat până la plata TVA către furnizor. Dacă firma are furnizori cu termene lungi de plată, poate să nu poată deduce TVA-ul la timp. De aceea, regimul funcționează cel mai bine pentru firmele care au clienți cu termene mai lungi decât furnizorii.

Cum urmărești corect facturile emise și încasate

Regimul TVA la încasare cere o evidență clară a două momente distincte: emiterea facturii și încasarea ei. Dacă aceste informații stau în două locuri diferite, de exemplu facturile într-un program și încasările într-un fișier separat, riscul de erori crește.

Aici intervine o facturare cu TVA gestionată corect, în care factura emisă și încasarea ei sunt legate în același sistem. În mefi, facturarea este integrată cu evidența încasărilor, astfel încât poți vedea în orice moment ce facturi au fost emise, care au fost încasate integral sau parțial și care au rămas de încasat. Rapoartele de tip BI actualizează cifrele pe măsură ce documentele și încasările sunt înregistrate, fără export manual, fără fișiere separate.

Un astfel de instrument îți oferă vizibilitate asupra facturării și încasărilor, adică datele necesare pentru urmărirea TVA la încasare. Verificarea exactă a TVA-ului de declarat și de plată, inclusiv încasările parțiale și operațiunile exceptate, se face împreună cu contabilul, pe baza reglementărilor în vigoare.

Greșeli frecvente la TVA la încasare

• Confuzia dintre emitere și încasare. Multe firme înregistrează factura și consideră că TVA-ul este deja datorat. În regimul TVA la încasare, pentru operațiunile eligibile, momentul exigibilității este încasarea, nu emiterea.
• Neconcordanța dintre facturi și încasări. Dacă încasările se înregistrează manual, cu întârziere sau parțial, evidența nu reflectă realitatea și poate genera erori la calculul TVA-ului.
• Neurmărirea plafonului. Dacă firma se apropie de plafon și nu urmărește cifra de afaceri în timp real, poate depăși pragul fără să observe la timp.
• Gestionarea incorectă a ieșirii din sistem. Depășirea plafonului nu produce o ieșire instantanee: sistemul continuă până la sfârșitul perioadei fiscale următoare celei în care plafonul a fost depășit, iar facturile emise anterior ieșirii păstrează regulile specifice TVA la încasare, conform Codului fiscal.
• Lipsa corelării cu furnizorii. Dreptul de deducere a TVA aferente achizițiilor este, în principiu, amânat până la plata TVA către furnizor. Dacă firma nu urmărește plățile către furnizori, poate pierde temporar din lichiditate.

Ce înseamnă asta pentru firma ta

TVA la încasare nu este doar o facilitate fiscală. Este un mod de a-ți organiza fluxul de numerar astfel încât, pentru operațiunile eligibile, să nu plătești TVA din banii tăi înainte să încasezi de la client. Iar pentru a funcționa, regimul are nevoie de o evidență clară a facturilor emise și a încasărilor, inclusiv a celor parțiale.

mefi nu înlocuiește contabilul și nu ia decizii fiscale în locul tău. Ce face este să îți ofere vizibilitate în timp real asupra facturării și încasărilor, astfel încât să poți urmări documentele relevante pentru TVA la încasare și să verifici calculul fiscal împreună cu contabilul. Platforma include rapoarte de tip BI, facturare integrată cu e-Factura nativă către ANAF și un tablou de bord care însumează documentele emise, toate într-un singur loc, găzduit pe AWS în UE, cu suport în limba română. Prețul pornește de la 22€/lună, cu module alese în funcție de nevoile firmei. Poți vedea prețurile și apoi decide ce are sens pentru tine.