Ce program folosești pentru o firmă mică de construcții din România?

Software firmă construcții: două categorii, două nevoi

Înainte de a alege un program, merită făcută o distincție care se pierde des în discuții.

Există software specializat de construcții, orientat pe calculul tehnic al devizelor, pe norme de deviz, pe situații de lucrări în formatul specific construcțiilor. Acesta răspunde nevoii de a calcula corect un preț tehnic, pe baza normelor de consum și a prețurilor de deviz.

Există apoi software de management al firmei, orientat pe organizarea comercială și operațională: leaduri, oferte, contracte, proiecte, sarcini, materiale, costuri, facturare, încasări, rapoarte. Acesta răspunde nevoii de a ține firma sub control, de la primul contact cu clientul până la încasarea facturii.

Cele două categorii nu se exclud. Multe firme de construcții folosesc un program specializat pentru devize și un al doilea sistem pentru managementul firmei. Dacă principala nevoie este calculul tehnic al devizelor, ai nevoie de un software specializat în acest sens. Dacă problema este că leadurile, ofertele, contractele, șantierele, materialele, costurile și facturile sunt gestionate în locuri diferite, ai nevoie de o platformă integrată de management.

mefi se poziționează în a doua categorie: organizarea comercială și operațională a firmei, nu calculul tehnic al devizelor.

De ce Excel nu mai ajunge la câteva șantiere

La primele 2 sau 3 lucrări, Excel-ul funcționează. Ai un fișier cu oferte, unul cu materiale, unul cu facturi. Toată lumea știe unde să caute. Problema apare când începi să ai 5, 8, 10 șantiere active simultan, fiecare cu alt client, alt responsabil, alte termene.

Atunci apar întrebările care nu mai pot fi rezolvate dintr-un fișier:

• Ce oferte am trimis săptămâna asta și la care nu am primit răspuns?
• Pe ce șantier s-a consumat mai mult material decât era prevăzut?
• Cine este responsabil pentru lucrarea de la clientul X?
• Ce am facturat și ce mai am de facturat pe lucrarea Y?
• Ce costuri am înregistrat pe fiecare lucrare și ce marjă rezultă?

Dacă răspunsul la aceste întrebări necesită să suni 3 oameni și să deschizi 4 fișiere, informația nu este într-un singur loc. Iar aici nu mai este o problemă de Excel, ci de flux.

Ce trebuie să urmărești într-o firmă mică de construcții

Fluxul real al unei firme mici de construcții arată, în linii mari, așa:

1. Cerere de la client (telefon, WhatsApp, e-mail, recomandare)
2. Ofertă comercială trimisă, cu termen de valabilitate
3. Contract semnat, pe baza ofertei acceptate
4. Execuție pe șantier, cu consum de materiale și manoperă
5. Documente de predare sau raportare către client
6. Factură emisă pentru lucrările realizate
7. Încasare și urmărirea sumelor restante

Fiecare pas are date care ar trebui să treacă firesc la pasul următor. Dacă la fiecare pas se reintroduc manual informațiile, apar erori și se pierde timp. Iar dacă datele nu sunt legate între ele, nu poți vedea niciodată imaginea completă: cât ai ofertat, cât ai executat, cât ai facturat și cât ai încasat pe fiecare lucrare. Devizul tehnic poate rămâne în instrumentul specializat folosit de companie, în timp ce platforma de management centralizează relația cu clientul, oferta comercială, proiectul, documentele, costurile și facturarea.

Cum leagă o platformă integrată oferta de execuție și facturare

Un sistem integrat pentru o firmă de construcții nu trebuie să fie complicat. Trebuie să lege cele patru etape esențiale: vânzare, execuție, facturare, analiză. În mefi, fluxul arată așa:

• Leadul intră în sistem cu sursa, responsabilul și statusul.
• Oferta se generează din produsele și serviciile existente în platformă și poate avea termen de valabilitate.
• Contractul, proforma sau factura pot fi generate plecând de la ofertă.
• După acceptarea ofertei și contractare, lucrarea poate fi organizată în modulul Proiecte, unde se stabilesc etapele, responsabilii, termenele și sarcinile.
• Materialele și consumurile pot fi urmărite prin modulul de gestiune, cu avize și bonuri de consum, iar costurile pot fi asociate proiectelor.
• Factura poate fi emisă direct din mefi, iar transmiterea prin sistemul e-Factura către ANAF este integrată în platformă.
• Încasările se înregistrează și rămân asociate clientului și lucrării.

Fiecare pas este legat de cel anterior prin datele deja existente în platformă, astfel încât informațiile să nu se piardă între etape. Dacă vrei să vezi cum arată fluxul complet, poți citi mai multe despre platforma pentru firme de construcții și despre managementul de proiect și șantiere.

Cum urmărești profitabilitatea pe lucrare

Una dintre cele mai mari probleme într-o firmă de construcții este că profitul pe lucrare se vede abia la final, dacă se vede. De multe ori, factura este emisă, banii sunt încasați, dar nimeni nu știe exact cât s-a câștigat pe acea lucrare, pentru că materialele, manopera și cheltuielile sunt împrăștiate.

Când lucrarea este administrată ca proiect, iar costurile sunt înregistrate corespunzător în platformă, poți urmări:

• Venitul facturat până la momentul respectiv
• Costurile reale înregistrate pe proiect, de exemplu materiale, cheltuieli și alte costuri asociate lucrării
• Diferența dintre buget și realizat, acolo unde datele sunt disponibile
• Marja lucrării, pe baza veniturilor și costurilor înregistrate

Diferența dintre „am facturat mult” și „am câștigat mult” devine vizibilă. Iar dacă o lucrare iese din marjă, observi mai repede, nu după ce ai terminat șantierul. Dacă folosești și pontajul pentru manoperă, imaginea asupra costurilor devine mai completă.

Ce să cauți când alegi un program

Nu toate programele sunt potrivite pentru o firmă mică de construcții. Iată ce merită verificat înainte de a alege:

• e-Factura nativă către ANAF: emiți și trimiți factura direct din platformă, fără export manual.
• Interfață și suport în limba română: echipa trebuie să poată folosi sistemul fără training complicat.
• Acces din mobil: echipa de pe teren trebuie să poată consulta și actualiza informațiile fără să depindă de calculatorul din birou.
• Module activabile: nu ai nevoie de toate funcțiile de la început. Plătești ce folosești.
• Management de proiect și lucrări: nu doar CRM, ci și urmărirea execuției.
• Gestiune și consumuri: legătura dintre materiale și lucrare, prin avize și bonuri de consum.
• Rapoarte și tablouri de bord: ca să vezi profitabilitatea, nu doar facturarea.
• Implementare etapizată: să poți începe cu un modul și să adaugi restul pe măsură ce echipa se obișnuiește.

Cum arată asta în mefi

mefi este o platformă all-in-one care combină CRM, ERP, Project Management și Business Intelligence într-un singur loc. Pentru o firmă mică de construcții, asta înseamnă că poți începe cu modulul de vânzări și ofertare, apoi adaugi proiectele și lucrările, iar la final facturarea, gestiunea și rapoartele.

Platforma include:

• CRM pentru leaduri, clienți, oferte și contracte
• Project Management pentru lucrări, etape, sarcini, responsabili și vizualizare Kanban
• Gestiune pentru materiale, stocuri, avize și bonuri de consum, cu costuri asociate proiectelor
• Facturare cu e-Factura nativă către ANAF
• Rapoarte BI pentru cash-flow, profitabilitate, costuri pe proiecte și stocuri
• Acces din cloud de pe orice dispozitiv
• Integrări cu WhatsApp Business API, 3CX și alte aplicații

Prețul pornește de la 22€/lună și se calculează modular, în funcție de numărul de utilizatori și modulele alese. Fiecare modul are preț public, iar configurația poate fi calculată direct pe site. Implementarea se face etapizat, începând cu procesele cu cel mai mare impact, iar suportul este oferit de oameni reali, în limba română, prin live chat.

Dacă vrei să explorezi soluția pentru verticala construcțiilor, poți vedea hub-ul Construcții și apoi prețurile.

Ce înseamnă asta pentru firma ta

O firmă mică de construcții nu are nevoie de un sistem complicat. Are nevoie de un sistem care leagă etapele reale ale activității: cerere, ofertă, contract, execuție, documente, factură, încasare. Când aceste etape sunt în același loc, managementul vede ce se întâmplă, iar echipa știe ce are de făcut.

mefi nu promite că rezolvă totul peste noapte și nu înlocuiește modul în care lucrează firma ta. Nici nu înlocuiește un program specializat de devize. Ce face este să aducă informația comercială și operațională într-un singur loc, astfel încât procesele să devină vizibile, organizate și controlabile. Platforma este găzduită pe AWS în UE, cu suport și interfață în limba română, iar prețul pornește de la 22€/lună, în funcție de utilizatori și modulele alese.