e-Factura ANAF: cine e obligat, ce termene ai și cum trimiți în 2026
Informații verificate la data de 01.10.2026
e-Factura este sistemul de facturare electronică obligatorie prin care facturile nu mai circulă direct între firme, ci trec prin platforma ANAF. Dacă firma ta emite facturi către alte firme, către instituții publice sau către persoane fizice, te privește.
Pagina răspunde la întrebările care contează operațional: dacă intri sub obligație, cât timp ai la dispoziție, cum trimiți o factură și ce se întâmplă dacă nu respecți termenul. Fiecare regulă are sursa oficială lângă ea.
Ce este e-Factura: sistemul de facturare electronică obligatorie
e-Factura (RO e-Factura) este sistemul național prin care facturile nu mai circulă direct între firme, ci trec prin platforma ANAF. Furnizorul încarcă factura în format electronic standardizat, sistemul verifică respectarea structurii tehnice și îi aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, iar destinatarul o preia din același sistem. Originalul este factura în format XML împreună cu acel sigiliu; un PDF trimis pe e-mail nu înlocuiește factura electronică originală.
Formatul acceptat este XML, conform specificațiilor RO_CIUS aliniate normei europene EN 16931. ANAF pune la dispoziție gratuit o aplicație web pentru completarea facturilor în format XML (UBL), inclusiv o variantă simplificată, accesibilă oricărui contribuabil cu cont în SPV. Detalii pe pagina oficială e-Factura a Ministerului Finanțelor și pe anaf.ro.
Pentru o firmă, schimbarea afectează trei procese: emiterea facturii, transmiterea ei și primirea facturilor de la furnizori. Fluxul nu mai înseamnă atașamente pe e-mail și confirmări de primire, ci un traseu controlat prin sistem.
Cine este obligat să folosească e-Factura
Regula generală se aplică operatorilor economici stabiliți în România. Nu toate tranzacțiile intră automat sub obligație: există excepții prevăzute de lege.
Firme către firme (B2B)
Facturile aferente operațiunilor aflate în sfera obligației se transmit prin RO e-Factura, atunci când furnizorul și beneficiarul sunt operatori economici stabiliți în România.
Din 1 ianuarie 2026, sfera s-a extins. Intră sub obligație și facturile emise de persoane impozabile stabilite în România către persoane impozabile care nu sunt stabilite aici, dar sunt înregistrate în scopuri de TVA în România, pentru livrări de bunuri sau prestări de servicii cu locul în România.
Excepții: bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate, precum și facturile pentru livrări intracomunitare de bunuri, dacă beneficiarul comunică un cod de TVA din alt stat membru.
Firme către instituții publice (B2G)
Este cel mai vechi caz. În relația B2G, obligația de utilizare a RO e-Factura se aplică din 1 iulie 2022, potrivit Legii nr. 139/2022 (publicată în Monitorul Oficial nr. 490 din 17 mai 2022). Factura electronică se emite și se transmite prin sistem, iar instituția publică o primește tot prin sistem. Începând cu 1 iulie 2024, regulile au fost extinse și la livrările și prestările către anumite instituții publice care nu se încadrează în definiția strictă a relației B2G.
Firme către persoane fizice (B2C)
Aici au fost cele mai multe modificări, deci și cele mai multe informații vechi care circulă greșit. Din 1 ianuarie 2025, facturile B2C emise de operatorii economici stabiliți în România se transmit, în principiu, și în RO e-Factura. Persoana fizică nu trebuie să aibă SPV și nici să fie înscrisă într-un registru pentru ca furnizorul să raporteze factura.
Dacă persoana fizică nu este înscrisă în Registrul opțional, furnizorul trebuie în continuare să îi comunice factura prin mijloacele obișnuite prevăzute de Codul fiscal.
PFA și persoane fizice care facturează pe CNP
Forma juridică sau profesia nu sunt suficiente ca să stabilească obligația. Criteriul legal este modul de identificare fiscală.
Legea nr. 88/2026, publicată în Monitorul Oficial nr. 459 din 29 mai 2026 și aplicabilă din 1 iunie 2026, prevede că furnizorii și prestatorii care se identifică fiscal prin codul numeric personal, nu prin CUI sau CIF, nu au obligația de a utiliza RO e-Factura și nu au obligația înregistrării în Registrul RO e-Factura obligatoriu. Pot opta pentru sistem, caz în care se înscriu în Registrul opțional.
Tot prin această lege sunt exceptate și persoanele care obțin venituri din drepturi de autor, precum și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori prevăzut la art. 315¹ din Codul fiscal. Aceștia pot opta pentru sistem.
Termenele de transmitere
Modificarea relevantă pentru 2026: termenul se numără în zile lucrătoare, nu calendaristice cum era anterior.
| Situație | Termen | Temei legal |
|---|---|---|
| Facturi emise B2B | 5 zile lucrătoare de la data emiterii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită pentru emiterea facturii | OUG nr. 89/2025, care modifică art. 10 alin. (7) din OUG nr. 120/2021; data-limită conform art. 319 alin. (16) Cod fiscal |
| Facturi emise B2C | 5 zile lucrătoare de la data emiterii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită pentru emiterea facturii | OUG nr. 89/2025, care modifică art. 10¹ din OUG nr. 120/2021 |
Sursa: OUG nr. 89/2025, text publicat de ANAF, aplicabil de la 1 ianuarie 2026.
Ce este SPV și cum obții acces
SPV, Spațiul Privat Virtual, este canalul securizat prin care se face comunicarea cu ANAF și prin care se accesează e-Factura. Există două modalități de acces.
Certificat digital calificat
Se obține de la un furnizor autorizat. Pentru persoana juridică, titularul certificatului poate fi reprezentantul legal, un reprezentant desemnat sau un împuternicit. E varianta potrivită pentru activitate curentă, cu facturi emise constant.
Înregistrare directă pe anaf.ro
Disponibilă persoanelor fizice care nu dețin certificat digital. Se face din secțiunea de înregistrare sau înrolare de pe site-ul ANAF, fără costuri suplimentare.
Procedura completă și formularele sunt pe anaf.ro.
Cum trimiți o factură în sistemul RO e-Factura
Varianta manuală, prin portalul ANAF
- Autentificare în SPV, cu certificat digital sau credențiale.
- Secțiunea „Factura electronică” și opțiunea de trimitere.
- Completarea facturii în aplicația web ANAF pentru format XML (UBL).
- Încărcarea facturii în sistem și așteptarea validării.
- Verificarea stării: trimisă, validată sau respinsă.
Varianta automată, dintr-un program de facturare
Un program de facturare cu integrare nativă RO e-Factura poate automatiza validarea și transmiterea facturilor, eliminând exportul și încărcarea manuală a fișierelor XML. Nu mai e necesară operarea în portalul ANAF pentru activitatea curentă.
- factura pleacă din același loc în care a fost emisă
- starea fiecărui document se vede fără căutare în portal
- respingerile se văd imediat, nu peste câteva zile
- la volum mare, diferența de timp e semnificativă
Cum descarci și verifici o factură primită
Facturile primite se descarcă din SPV. Traseul e scurt, dar pasul de verificare e cel care te scutește de probleme.
- Autentificare în SPVDe pe anaf.ro, cu certificat digital.
- Meniul „Factura electronică”Secțiunea dedicată documentelor primite.
- Descarci arhivaPentru fiecare factură primești un fișier ZIP care conține factura XML și sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor.
- Verifici conținutulCUI furnizor, sume, TVA, date de identificare.
Registrul RO e-Factura
ANAF administrează evidența contribuabililor care intră sub incidența sistemului. Pentru majoritatea sunt relevante două registre, iar legislația mai prevede și un al treilea, pentru executări silite.
Registrul obligatoriu
Are un regim specific. Nu toate firmele care folosesc obligatoriu e-Factura trebuie să depună formularul 082. În prezent, înscrierea e relevantă mai ales pentru asociații, fundații, partide și culte neînregistrate în scopuri de TVA, care trebuie să ceară înscrierea înainte de începerea activităților economice.
Registrul opțional
Destinat celor care nu au obligație legală, dar aleg să utilizeze sistemul. Ieșirea se face prin formularul 081, cu efect de la 1 ale lunii următoare.
Prin OPANAF nr. 1.020/2026, publicat în Monitorul Oficial în august 2026, ANAF a modificat formularul 082 și procedura privind organizarea și înscrierea în Registrul obligatoriu, aprobată inițial prin OPANAF nr. 3.789/2024. Au fost eliminate din formular categoriile care nu mai au obligație: agricultorii persoane fizice care aplică regimul special și furnizorii identificați fiscal prin CNP.
Ce se întâmplă dacă nu trimiți la timp
Nerespectarea termenului de transmitere constituie contravenție. Sumele diferă în funcție de categoria de contribuabil.
| Categorie de contribuabil | Amendă pentru transmitere cu întârziere |
|---|---|
| Contribuabili mari | 5.000 – 10.000 lei |
| Contribuabili mijlocii | 2.500 – 5.000 lei |
| Alte persoane juridice și persoane fizice | 1.000 – 2.500 lei |
Legea tratează unitar una sau mai multe facturi al căror termen de transmitere intervine în aceeași lună calendaristică.
Temei: OUG nr. 120/2021, cu modificările ulterioare, inclusiv OUG nr. 89/2025.
Greșeli frecvente la e-Factura
Majoritatea problemelor nu vin din necunoașterea legii, ci din pași ratați în fluxul zilnic.
XML care nu respectă structura
Un fișier care nu trece regulile de validare e respins. Emitentul primește erorile și retransmite după corectare.
Depășirea termenului
Cele 5 zile lucrătoare se consumă repede la volum ridicat de activitate.
Factură respinsă și uitată
O respingere nu se rezolvă singură. Factura trebuie corectată și retransmisă.
PDF pe e-mail în loc de sistem
Documentul nu înlocuiește factura originală și nu îndeplinește obligația de transmitere.
Neconcordanțe cu contabilitatea
Datele înregistrate în contabilitate trebuie să corespundă facturii electronice originale din RO e-Factura.
Neînscrierea în Registrul obligatoriu
Când entitatea are obligația de înscriere, lipsa ei poate duce la neîndeplinirea obligațiilor de utilizare a sistemului.
e-Factura și casa de marcat
Bonul fiscal și factura sunt documente distincte, cu roluri diferite. Bonul se emite la punctul de vânzare, prin casa de marcat electronică fiscală. Factura trece prin e-Factura atât când clientul e firmă sau instituție publică, cât și în B2C, de la 1 ianuarie 2025.
Regula de bază privind casa de marcat: OUG nr. 28/1999 vizează operatorii economici care încasează numerar, card sau substitute de numerar pentru vânzări cu amănuntul și servicii direct către populație, cu numeroase excepții. Pentru plata cu cardul nu mai există obligația generală de a tipări și înmâna bonul fiscal decât dacă clientul îl solicită.
Detalii suplimentare despre funcționalitate în modulul Casă de marcat.
e-Factura în mefi: emiți și trimiți fără pași manuali
Din mefi poți valida și transmite facturile direct în RO e-Factura, fără export și import manual de fișiere XML și fără să intri în portalul ANAF pentru fiecare document.
Fluxul complet, de la ofertă la contract și factură, se face dintr-un singur loc, cu aceleași date. Operațional, asta înseamnă că facturarea de final de lună nu mai consumă ore, că facturile respinse nu se mai pierd prin inbox și că starea fiecărui document se vede fără căutare în portal.
Facturarea face parte din software ERP cu facturare, alături de furnizori, stocuri și rapoarte. Poți vedea modulele platformei, iar dacă vrei contextul mai larg avem ghidurile despre ce este un ERP și ce este un CRM.
Întrebări frecvente despre e-Factura
Sunt obligat să folosesc e-Factura?
Dacă firma emite facturi către alte firme (B2B) sau către instituții publice (B2G), da. Pentru persoane fizice, obligația se aplică din 1 ianuarie 2025, cu excepțiile prevăzute de lege. Furnizorii care se identifică fiscal prin CNP nu au obligația utilizării sistemului, conform Legii nr. 88/2026, aplicabilă din 1 iunie 2026. Situația concretă se verifică împreună cu contabilul.
Până când trebuie să trimit factura?
5 zile lucrătoare de la emitere, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită pentru emiterea facturii, conform art. 319 alin. (16) Cod fiscal. Termenul se numără în zile lucrătoare de la 1 ianuarie 2026, potrivit OUG nr. 89/2025, iar calculul se face conform Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 1182/71.
Ce este SPV și cum obțin acces?
Spațiul Privat Virtual este canalul securizat de comunicare cu ANAF. Îți trebuie un certificat digital calificat de la un furnizor autorizat sau, pentru persoane fizice, înregistrare directă pe anaf.ro. Pentru persoana juridică, titularul certificatului poate fi reprezentantul legal, un reprezentant desemnat sau un împuternicit.
Ce pățesc dacă nu trimit la timp?
Amenda variază în funcție de mărimea contribuabilului: 1.000 – 2.500 lei pentru persoane fizice și alte persoane juridice, 2.500 – 5.000 lei pentru contribuabili mijlocii și 5.000 – 10.000 lei pentru contribuabili mari. Separat, pentru nerespectarea obligației B2B de utilizare a sistemului, amenda este de 15% din valoarea totală a facturii.
Se aplică și pentru PFA?
Depinde de modul de identificare fiscală, nu de forma juridică. Furnizorii care se identifică fiscal prin CNP nu au obligația utilizării RO e-Factura și nici a înregistrării în Registrul obligatoriu. Pot opta pentru sistem, caz în care se înscriu în Registrul opțional.
Cum trimit factura către o persoană fizică?
În B2C, dacă persoana nu se identifică prin niciun cod, factura se emite cu un cod format din 13 zerouri în locul codului de identificare al beneficiarului. Dacă persoana nu e înscrisă în Registrul opțional, furnizorul trebuie să îi comunice factura și prin mijloacele obișnuite prevăzute de Codul fiscal.
De când e obligatorie e-Factura?
În relația B2G, din 1 iulie 2022, conform Legii nr. 139/2022. În B2B, regula generală se aplică operatorilor stabiliți în România, iar din 1 ianuarie 2026 sfera s-a extins și la facturile către persoane impozabile nestabilite în România, dar înregistrate aici în scopuri de TVA. În B2C, din 1 ianuarie 2025.