SARCINI

Cu modulul de Sarcini prezent pe platforma MEFI poți delega, gestiona ,coordona și automatiza activitățile din firma: poți crea, planifica și delega sarcini membrilor echipei, stabili activitățile și urmări finalizarea tuturor sarcinilor planificate.

Cum se realizeaza o sarcină?

  1. Planifică și atribuie activitățile echipei: puteți crea și atribui sarcini membrilor echipei introducând o descriere a activității, data de începere și a scadenței, elemente de checklist și alte detalii utile. 
  2. Pentru sarcini ce se repetă la un anumit interval de timp ai posibilitatea de a selecta frecvenţa repetării și durata ei în timp. Folosește perioadele prestabilite sau personalizează această opțiune după fluxul tău de lucru. În perioada de implementare, se pot automatiza alături de un consultant MEFI, diverse fluxuri de lucru cu sarcinile aferente, pentru a reduce timpul necesar procesului de delegare.  
  3. O altă modalitate de a crea o sarcină este prin intermediul comenzilor rapide. Este nevoie doar de un simplu click pe simbolul Sarcini sau o combinație de taste pentru a deschide fereastră cu aceleași câmpuri. 

Cum urmăresc o sarcină?

Monitorizează progresul activității: poți vizualiza sarcinile delegate după statusul lor (Nu a început”, În progres”, Testare”, Așteaptă feedback”, Complet”). Accesează  modulul de sarcini și verifică ce activități nu au fost încă finalizate. Monitorizează gradul de completare a unei sarcini mai complexe prin marcarea cu o simplă bifă a elementelor de checklist.  

Modificați și acordați prioritate diferitelor sarcini: poți copia și reutiliza liste întregi de elemente de checklist, marchează sarcina folosind etichete și utilizează culori diferite pentru a defini prioritatea fiecărei activități.

Pentru optimizarea timpului de lucru și eficientizarea activităților poți urmări orele lucrate, dacă este necesar, cu scopul de a monitoriza  timpul alocat serviciilor prestate pentru clienții tăi. După încheierea unei sarcini cronometrate, platforma pune la dispoziție posibilitatea de a factura timpul petrecut (opțiune adesea folosită în firmele ce au la baza stabilirea prețului final, orele de muncă lucrate).

O sarcină poate fi delegată către unul sau mai mulți colegi ce să se ocupe de realizarea acesteia (reprezentanți), cât și unuia sau mai multor urmăritori ce pot fi manageri, administratori sau șef de echipă (team leader).

Administratorul poate vedea sarcinile alocate lui dar și pe cele ale întregii echipe. El, poate de asemenea, configura un sistem de notificări (în aplicație, prin e-mail și/sau SMS) privind sarcinile pentru a exista un memento asupra activităților viitoare. În plus fiecare membru al echipei își poate urmării sarcinile din contul său. Pentru o vedere eficientă poate folosi modul de afișare KAN BAN.

Colaborarea în echipă: poți utiliza spații de lucru online unde membrii echipei pot lăsa comentarii cu privire la sarcină, pot vedea calendarul personal, încărca fișiere și colabora cu ușurință între ei. 

Ce opțiuni am legate de sarcini?

Planifică, coordonează și deleaga activități: poți să setezi sarcini și să urmărești rezultatele finale folosind instrumente acestui modul, cum ar fi:

  1. Data de inceput;
  2. Termen limita;
  3. Poate fi asociată cu: potențial client, client, ofertă, factură ,proiect sau altă funcționalitate;
  4. Adăugare de documente/fișiere;
  5. Adăugarea elementelor de checklist pentru o organizare etapizată a unei sarcini mari;
  6. Adăugarea unei descrieri; 
  7. Adăugarea comentariilor; 
  8. Adăugarea de priorităţii (Scăzută”, Medie”, Crescută”, Înaltă”);
  9. Modificarea statusului; 
  10. Afişarea datei când a fost creată și de către cine; 
  11. Adăugarea unei etichete; 
  12. Permite pontarea membrilor alocați sarcinii respectivă în funcție de timpul lucrat;
  13. Salvarea coordonatelor locației din teren ale persoanei ce marchează o sarcină ca fiind completă;
  14. Utilizarea formularelor de feedback pe sarcini;
  15. Permite exportarea sarcinilor în diferite formate.

În cadrul unei sarcini poți alege opțiunea de a transforma vizualizarea acesteia din privat în public și se mai regăsesc câteva acțiuni precum: editare, ștergerea sau copiere (în cazul în care aceasta trebuie realizată zilnic, lunar sau anual).

Instrumentele oferite de modulul de Sarcini din platforma MEFI poate prelua o încărcătură importantă de pe umerii Managerilor. De exemplu, cu acest modul poți obține actualizări în timp real de la echipă, chiar și cea de pe teren, cu privirea la activitatea zilnică.

Cum vor avea acces utilizatori la sarcini?

Utilizatorii pot accesa sarcinile ce le sunt atribuite, din cadrul panoului de control unde se regăsește o raportare rapidă a sarcinilor personale, Sarcinile mele”. Aici se pot vedea toate sarcinile tale de când ai început să lucrezi pe platformă cu toate detaliile lor.

De asemenea, tot aici există şi o bară de căutare ce te ajută să găsești sarcinile în funcție de numele clientului, numele proiectului sau diversele legături pe care acestea le-au.

Tipuri de interacțiuni pe sarcini.

Interacțiunea între utilizatori se poate face și prin intermediul sarcinilor comune cu ajutorul comentariilor. La fiecare comentariu există posibilitatea ca acesta să fie editat sau șters. Putem observa numele persoanei, data și ora la care s-a lăsat comentarii.

Avem posibilitatea de a comenta o sarcină și cu anumite atașări precum: poze, documente, filmări.

Modificările efectuate pe sarcină sunt notificate către ceilalți membrii delegați cât și către persoanele menționate drept urmăritori (aceste notificări pot fi direct în platformă sau prin e-mail).

Avantaje:

  1. Eficientizarea și optimizarea timpului de lucru; 
  2. Crește productivitatea și performanța echipei prin organizarea activităților zilnice;
  3. Elimini riscul de a uita realizarea unei sarcini și reduce ineficiența umană ce apare în urma gestionarii activităților zilnice cu ajutorul unui fișier Excel sau post-it-uri aruncate pe biroul tău. Ești înștiințat înainte de a începe o sarcină prin memento și ești notificat conform setărilor predefinite de tine pe platformă;
  4. Acest modul te ajută și la organizarea sarcinilor zilnice pe diverse priorități (urgentă, medie, scazută);
  5. Evidențierea rapoartelor în calendarul individual sau general al companiei pe zi/saptamana/luna cu referire la sarcinile echipei pentru a identifica și rezolva problemele în timp util;
  6. Un control mai bun asupra activităților de zi cu zi pentru a ajunge la obiectivele stabilite mai rapid și mai eficient.
  7. Centralizarea sarcinilor în calendar permite utilizatorilor din platformă să știe ce au de făcut în funcție de intervalele de timp presetate pe sarcină (cum ar fi ca angajații tăi atunci cand vin la muncă printr-o simplă privire aruncată asupra calendarului din ziua respectivă sa știe ce au de făcut).

Ce spun partenerii nostri

Cine lucreaza cu noi

 
 

Verifică gratuit, împreună cu un consultant MEFI procedura noastră de comercializare testată și garantată. Convinge-te de compatibilitatea platformei MEFI cu provocările business-ului tău.