PROIECTE

Automatizare, control, rapiditate și eficiență: cuvintele cheie ale modulului de Gestionarea a proiectelor.

Modulul de proiect integrează managementul activităților cu planificarea resurselor interne. Controlul general asupra proiectului permite optimizarea lui în baza scadenței, a echipei, a costurilor și a profitului.

Modulul de management al proiectului din platforma MEFI îți permite să planifici și să coordonezi activitățile și resursele pentru a încuraja colaborarea tuturor persoanelor implicate în proiect prin:

  1. Prezentarea generală încă de la prima afișare într-un mod structurat îți oferă toate datele, planurile și activitățile organizate în proiect;
  2. Etapele proiectului, favorizează planificarea flexibilă într-un flux de lucru coerent a fazelor proiectului și a operațiunilor utilizate frecvent;
  3. Sarcini alocate unui utilizator specific cu scopul de a gestiona proiecte complexe cu ușurință și pentru a primi mesaje din partea platformei în caz de intarziere. Pe măsură ce activitățile sunt alocate, preluate și finalizate, va fi posibilă vizualizarea clară și simplă a evoluției proiectului;
  4. Notițe cu privire la  proiect pentru a avea toate specificațiile la îndemână;
  5. Discuții pentru indicații cu privire la termene, sarcini finalizate sau mesaje de la colegii din proiect și/sau de la clienți. Asigură-te că sunteți pe aceeași lungime de undă, schimbând mesaje prin Platforma MEFI;
  6. Contractele asociate unui proiect te ajută într-un mod clar să rămâi în buget, pentru întregul proiect. Află mai multe despre detaliile bugetului, astfel încât să puteți interveni la timp și să fi cu adevărat transparent față de clienți, colaboratori sau superiori;
  7. Tichetele de asistență permit clientului să contacteze colaboratorii tăi direct pe platformă pentru informații suplimentarea, la orice oră fără să cauzeze disconfort;
  8. Vânzări – îți menține sub control profitul. Astfel, vei avea estimări mai bune și câștiguri mai mari. În plus, vei observa proiectele profitabile pentru a lua decizii mai bune în viitor. Poți îmbunătăți cu ușurință tot ceea ce măsori și controlezi;
  9. Pontaje- optimizează performanța angajaților. Utilizează la maxim timpul și bugetul pentru a profita de fiecare resursă;
  10. Vizualizare Gantt din modulul proiectului asigură distribuirea optimă a volumului de muncă în conformitate cu termenele și bugetele stabilite. Redu volumul de muncă  sau atribuie noi sarcini, dacă este cazul;

Jurnalul de activitate oferă oportunitatea de a vedea progresul și istoricul unui proiect.

Un proiect se poate realiza prin trei metode:

  1. Realizarea unui proiect personalizat pe cerințele clientului
  1. Profilarea proiectului (selectăm clientul pentru care facem proiectul și adăugăm diverse detalii precum: titlul proiectului, subiectul proiectului, termenul limită, defineşti echipa, defineşti persoanele care se ocupă de acel proiect și poți adăuga o descriere a proiectului vizibilă pentru echipa implicată;
  2. Definirea etapelor/fazelor și a termenelor limită;
  3. Întocmirea de sarcini concrete alocate membrilor acestui proiect în funcție de etapele/fazele acestuia; 
  4. Folosirea altor instrumente pentru a avea o evidenţă mai clară asupra proiectului (notițe, fișiere, discuții interactive cu clienți, contracte, asistență, facturi, proforme, cheltuieli, comenzi către furnizori). 
  1. Aplicarea unui flux de lucru – avem posibilitatea de a construi fluxuri de lucru standardizate în funcție de cele mai solicitate servicii. Aceste fluxuri pot conţine: profilare personalizată a proiectului, etape/faze predefinite cu termene standardizate de execuție, sarcini alocate colegilor noștri din diverse departamente.
  2. Copierea unui proiect existent și alocarea lui pentru un alt client – dacă lista operațiunilor care urmează să fie efectuată la fiecare proiect se repetată, ar fi inutil să investim timp prețios pentru a-l crea întotdeauna de la zero. Din acest motiv, modulul îți permite să crezi un model de proiect care poate fi copiat, ori de câte ori este nevoie și fiecare activitate prevăzută va fi atribuită automat utilizatorului. Petrece mai puțin timp cu planificarea activității și acordă mai multă atenție clienților – cea mai bună modalitate de a profita la maxim de resurse.

Tipuri de rapoarte

Cu un singur click, poți crea rapoarte actualizate la zi despre proiecte în orice moment:

  1. Rapoarte în funcție de statusul proiectelor (proiect Neînceput”, proiect În lucru”, proiect În așteptare”, proiect Finalizat”și proiect Anulat”);
  2. Raportarea sarcinilor efectuate”/ neefectuate”; 
  3. Raport ce te ajută să urmărești timpul rămas pentru a finaliza proiectul;
  4. Rapoarte după tipul de cheltuieli (cheltuieli Totale”, cheltuieli Facturabile”, cheltuieli Facturate”, cheltuieli Nefacturate”); 
  5. Raportare orelor de activitate pe săptămână sau pe lună.

Tipuri de notificări automate pe care platforma le trimite clientului cât și utilizatorului MEFI:

  1. Pe e-mail – notificări în mod automat emise către client, dar și către membrii personalului, pentru majoritatea acțiunilor petrecute pe proiect și pentru a înștiința clientul în ce etapă se afla proiectul dedicat acestuia.
  2. Pe SMS – notificări în mod automat emise către client, dar și către membrii personalului pentru majoritatea acțiunilor petrecute pe proiect
  3. Prin notificarea directă pe platformă a utilizatorilor conectați.

Cum poate verifica clientul evolutia proiectului?

My account – Oferă clientului tău posibilitatea de a comunica cu tine la orice oră într-un cadru B2B profesional de unde ei pot accesa, încărca și descărca documente cu privire la proiect. În plus, ei pot vedea evoluția stadiului la care s-a ajuns în baza serviciilor prevăzute în contract.

Avantaje:

MEFI organizează toate fișierele necesare fiecărui proiect – făcând mai clare termenul de livrare, echipa implicată și datele financiare. De asemenea, va fi mai ușor să arhivezi întregul conținut pentru a-l găsi în viitor.

MEFI creează un proces de lucru simplu pentru toată echipa. Fluxurile de lucru pot fi  automatizate și optimizate pentru a economisi timp și a preveni eroarea umană. Tot ce ai nevoie pentru a gestiona un proiect într-un singur loc.

Informații oportune despre costuri și venituri în același timp, fără a îngreuna activitatea operatorilor, deoarece soluția oferă rapoarte clare care simplifică cât mai mult intervenția manuală a utilizatorului.

Companiile pot monitoriza progresul lucrărilor și costurile fiecărui proiect individual. Echipa poate analiza datele și poate implementa cele mai eficiente acțiuni strategice în timp util.

Datorită modulului de management al proiectelor este posibilă organizarea corectă a fluxurilor de lucru și identificarea resurselor/departamentelor/furnizorilor care vor fi implicați. Structura modulului sprijină compania în identificarea  probleme economice și îți permite să le remediezi.

Diagrama Gantt și posibilitatea de a efectua pontajul personalului prezente în platformă oferă  un control mai bun  asupra resurselor interne implicate. Orele, costurile, resursele, bugetul și profitul sunt gestionate de la faza inițială și până la încasarea soldului final.

Ce spun partenerii nostri

Cine lucreaza cu noi

 
 

Verifică gratuit, împreună cu un consultant MEFI procedura noastră de comercializare testată și garantată. Convinge-te de compatibilitatea platformei MEFI cu provocările business-ului tău.