CONTRACTE

Platforma MEFI te ajută să completezi, să automatizezi și să gestionezi contractele prin proceduri rapide și ușoare.

Poți crea un contract perfect așezat în pagină ce conține toate elementele de identificare ale firmei tale (inclusiv logo) și-l poți trimite clienților tăi pentru a finaliza procesul de vânzare.

Acest modul din MEFI îți permite să definești diferite tipuri de contracte și să le atribui unei companii sau unei persoane înregistrată în baza de date. Odată ce au fost definite tipurile de contracte (drafturile) și încărcate pe platformă, sistemul nostru va completa majoritatea informațiilor preluate automat din baza de date. Operatorul va trebui să completeze doar secțiunea ce definește valabilitatea contractului, data completării și condițiile particulare rezervate clientului în cauză.

Acest mod de lucru îți permite să completezi și să trimiți un contract fără erori în mai puțin de un minut. Pentru a crește productivitatea echipei, nu mai ești nevoit să faci copy-paste din mai multe documente Word sau Excel. Deasemenea poți încărca în platformă mai multe drafturi de contracte, pe care le poți defini exact așa cum sunt cele pe care le folosești deja.

Cum se completează un contract cu ajutorul platformei MEFI?

  1. Selectez clientul din baza de date;
  2. Definesc detaliile contractului (subiectul, tipul, valabilitatea, valoarea cât și alte detalii);
  3. Selectez draftul de contract din listă;
  4. Verific doar dacă informațiile despre data completării, termenul de valabilitate și valoarea sunt corecte;
  5. Trimit pe e-mail și/sau SMS contractul; 
  6. Marchez contractul ca semnat;
  7. Arhivez contractul (copie scanată cu ambele semnături pe el).

Tipuri de notificări automate pe care platforma le trimite clientului cât și utilizatorului MEFI:

  1. Pe e-mail – atunci când trimiți contractul sau atunci când acesta mai are câteva zile până la scadență;
  2. Pe SMS – atunci când trimiți contractul sau atunci când acesta mai are câteva zile până la scadență;
  3. Prin notificarea directă pe platformă a utilizatorilor conectați.

Tipuri de rapoarte:

În panoul de management al acestui modul, ai un rezumat general pentru a controla toate contractele într-un mod rapid și ușor, cu scopul de a nu uita nimic.

  1. Rapoarte în funcție de statusul contractului (contract Activ, contract Expirat, contract pe cale sa expire, contracte adaugate recent, contracte șterse);
  2. Rapoarte în funcție de numărul total de contracte clasificate în baza tipului lor;
  3. Rapoarte în funcție de valoarea contractului pentru a cunoaște profitabilitatea lor;
  4. Rapoarte individuale – o scurtă sinteză a informațiilor din fiecare contract pentru o gestionare precisă și punctuală. 

Reduce riscul de eroare:

  • Un contract marcat ca semnat nu poate fi modificat, platforma restricționează accesul, pentru a nu apărea modificări ulterioare;
  • Trimiterea contractului direct din platformă folosind șabloane de e-mail și SMS, cu texte predefinite și configurate în timpul procesului de implementare, îți ușurează munca de a crea tot timpul noi e-mail-uri/sms-uri;
  • Pentru a găsi rapid un contract poți folosi funcția de căutare și în câteva secunde ai toate informațiile la îndemână eliminând riscul de a pierde contractele;
  • Reduci riscul de a transmite un e-mail fără sa fie atașat PDF-ul cu contractul;
  • Cu ajutorul mesajelor automate trimise de platforma MEFI nu mai uiți să prelungesti contractele recurente;

Ce alte instrumente mai am la dispoziție pentru a automatiza și a gestiona contractele?

  1. Chat intern cu clientul bazat pe comentarii pentru clarificări ulterioare, cu scopul de a facilita comunicarea între părțile contractante; 
  2. Posibilitatea de a atașa documente în format PDF ca anexe la contract ce se vor trimite către client toate împreună. (Ex: trimiterea contractului cu diverse atașamente precum: oferta, proforma, factura);
  3. Posibilitatea de reînnoire semi-automată, doar prin actualizarea datelor de valabilitate și preț, pentru contractele recurente;
  4. Posibilitatea de a aloca sarcini colegilor făcând referire directă la un anumit contract; (Ex: Verifică contractul, Printează contractul, Trimite contractul prin posta)
  5. Pentru a accelera procesul de semnarea a contractului ai la dispoziție opțiuni rapide: printează, descarcă în format PDF, vizualizează online și copiere.

Cum are clientul acces la contract?

Pentru a facilita, a organiza și a optimiza schimbul de documente cu clienții tăi la orice oră într-un cadru profesional, platforma MEFI oferă posibilitatea partenerilor tăi să intre în posesia contractului prin mai multe canale:

  1. Pe adresa lui de e-mail;
  2. De pe telefonul său accesând linkul din SMS;
  3. De pe site-ul tău, prin logarea în contul dedicat lui din zona de client, pusa la dispozitie de platforma Mefi; 
  4. Să-l primească printat în momentul completarii sau prin serviciul de curierat la sediul firmei sale.

Ce avantaje îți oferă folosirea canalelor de comunicare?

  1. Știi dacă contractul a fost trimis sau nu prin simpla urmărire a statusului;
  2. Știi dacă partenerul tău a intrat în posesia contractului prin accesarea link-ului sau prin simplul fapt că acesta a deschis e-mailul;
  3. Oferi posibilitatea clientului tău să aibă acces la contract 24/7, de oriunde și de pe orice dispozitiv conectat la internet;
  4. Clienții vor aprecia promptitudinea de care dai dovadă.

Ce spun partenerii nostri

Cine lucreaza cu noi

 
 

Verifică gratuit, împreună cu un consultant MEFI procedura noastră de comercializare testată și garantată. Convinge-te de compatibilitatea platformei MEFI cu provocările business-ului tău.